【基本】ビジネスメールの基本構成
ビジネスメールには、基本となる「構成」があります。
なんとなく書いてしまうと、伝わりにくくなったり、違和感のある文章になることもあります。
この記事では、ビジネスメールの基本構成をシンプルに整理します。
まずはこの基本の形を押さえて、ビジネスメールを構えずに使いこなせるようにしましょう。
ビジネスメールは、主に以下の7つの要素で構成されています。
① 宛先
② 件名
③ 宛名
④ 始めの挨拶・名乗り
⑤ 本文
⑥ 締めの挨拶
⑦ 署名
この流れに沿って書くことで、読み手にとって分かりやすいメールになります。
① 宛先
ビジネスメールを送る時は、TO・CC・BCCを使い分けて送ることが重要です
それぞれ以下のような意味があります。
② 件名
件名は、相手がメールを開く前に内容を判断してもらうための重要な要素です。
メールの内容を一目で伝えるための要素なので、要件を簡潔にまとめます。
LINEやDM、チャットでは件名がなくてもやり取りできますが、ビジネスメールでは件名がないと相手に何の連絡なのか伝わりにくく、開封されない可能性があります。
【ご相談】などの角括弧を使い、用件が一目で分かるように先頭に入れます。
・以下の場合は相手への気遣いとして、会社名・氏名を添えるのがお勧めのケース
１）初めて連絡する時（面識が薄い時）
２）相手が「外部とのやり取り」が非常に多い職種の場合
３）進行中のプロジェクト名が複数ある場合
③ 宛名
ビジネスメールでは、本文の冒頭に宛名を記載します。
会社名・部署名・氏名を正式名称で記載することが基本です。
宛名を正確に記載することは、相手の所属や立場を尊重しているという意思表示でもあるので、相手に失礼のないよう正確に書くことが重要です。
社外に向けて送る時は以下の内容を記載します。
- 会社名
- 部署名
- 役職名（肩書き）
- 相手の氏名
- 敬称
会社名や部署名は省略せず、正式名称で記載します。
また、個人宛の場合は「様」を付けるのが一般的です。
社内の人にメールをするときは、「会社名」はいりません。「姓+さん」、もしくは「役職」を付け「○○さん」「○○課長」などといった形で書くことがありますが、あくまでも一般的な例になるので、会社のルールに従って記載するようにしましょう。
※敬称の使い分けや詳しい書き方については、別の記事で詳しく解説します。
④ 挨拶
本文の冒頭では、挨拶とあわせて自分の所属・氏名を名乗ります。
ビジネスメールでは、簡潔で分かりやすい挨拶を心がけることが重要です。
ただし、メールの「温度感」を決める大切な一言になるので、思考停止の定型文ではなく、相手との距離感に合わせた言葉を選ぶことで、誠実な第一印象に繋がります。
【基本の型（社外）】
いつも大変お世話になっております。
株式会社○○の△△と申します。
社内の方には「お疲れ様です」と始め、「部署名」「自分の名前」の順番で書くのが一般的です。この場合の自分の名前はフルネームでも姓のみでもかまいませんが、こちらもあくまで一般的な例になるので、会社のルールに従って記載するようにしましょう。
初めてのご連絡や久しぶりの場合、季節の挨拶については、別の記事で詳しく解説します。
⑤ 本文
メールのメイン部分である本文で、メールの目的や要件を簡潔に分かりやすく書くことが大切です。
そのため、結論や要件を先に示し、必要な情報を簡潔にまとめることが重要です。
読み手がすぐに内容を理解できるよう、伝えるべき内容だけを整理して、ひと目で理解できるように書きましょう。
【基本の型】
・要件（結論）
・詳細（補足説明）
・必要な情報（依頼内容・日程・場所など）
・結論から先に書く
・一段落一要点を心がける
・30～40字程度を目安に改行を入れて視認性を高める
・箇条書きを効果的に活用する
⑥ 締めの挨拶
メールの最後には、締めの挨拶を記載します。
相手への配慮を示し、丁寧な印象でメールを終えることが大切です。
また、「感謝の言葉」と合わせて「今後のアクション」も伝えます。
【感謝の言葉の基本の型】
・お手数をお掛けしますが、何卒よろしくお願いいたします。
・ご多用のところ、ご確認いただき誠にありがとうございました。
・今後とも引き続きよろしくお願いいたします。
【次のアクションの基本の型】
・ご多用のところ大変恐縮ではございますが、ご検討のほどよろしくお願いいたします。
・ご確認いただけますと幸いです。
内容に応じて、依頼・確認・お礼などの意図に合わせた表現を選びます。
締めの挨拶は、メール全体の印象を整える役割もあるので、礼儀正しく前向きな印象を伝えるように心がけましょう。
⑦ 署名
メールの最後には、送信者の情報をまとめた署名を記載します。
相手が連絡先をすぐに確認できるよう、必要な情報を分かりやすく整理することが大切です。
【署名の基本の型】
・会社名
・部署名
・氏名（ふりがな）
・連絡先（会社住所・電話番号やメールアドレスなど）
・会社のWebサイトのURL
会社で署名のテンプレートが用意されている場合が多いので、自分用に整えましょう。
装飾（※や◆、長い区切り線など）は極力シンプルにまとめると見やすくなります。
相手が後から連絡先をコピーしたり、URLをクリックしたりする際の「使いやすさ」を最優先に署名を整えましょう。